ראש יחידת טקסים ואירועים
מעבר למשרות נוספות האוניברסיטה העברית בירושלים
פורסם לפני 5 שעות
- ירושלים
- משרה מלאה
- לא צוין שכר
פרטי מגייס/ת המשרה:
תיאור המשרה:
• תכלול אירועי האוניברסיטה לגורמי פנים ולגורמי חוץ ובכלל זה: קבלת בקשות מהמזמינים וטיפול בשינויים לאורך התהליך, עבודה מול מפיקים חיצוניים, תוך תיאום וסנכרון כלל היחידות המעורבות באירוע.
• זיהוי ופתרון בעיות במהירות וביעילות לפני ובמהלך האירועים ופיתוח אסטרטגיות למניעת בעיות עתידיות.
• קבלת הצעות מחיר מספקים חיצוניים ווידוא עמידה בסטנדרטים ובלוחות זמנים.
• ביצוע בדיקות כדאיות לפרויקטים ויוזמות חדשות ותמחור שירותים ופעילויות הקשורים לאירועים.
• ניהול וטיוב מערך הציוד והלוגיסטיקה הקשור באירועים, כולל תחלופה והחלפת ציוד וכן אחריות על איגום משאבים לייעול השימוש בתקציב ובציוד.
• הכנת תוכניות עבודה מפורטות לכל אירוע ולפעילות השנתית.
• טיפול בגביה מול המזמינים, פיתוח ממשק אונליין לקבלת הזמנות לאירועים ומעקב אחר ביצוע מול היחידות ומול אגף כספים.
• תאום מול יחידות האוניברסיטה לצורך שימוש בשטחים שתחת אחריותן.
• ניהול עובד היחידה ותפעול שוטף של משרד היחידה.
• ניהול ותיאום פעילות צוותי השטח באירועים השונים והבטחת תקשורת יעילה בין כל הגורמים המעורבים באירועים ובכלל זה קשר שוטף ושיתוף פעולה הדוק עם אגף הביטחון.
• משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.
דיווח לסמנכ"ל בינוי ותשתיות
• זיהוי ופתרון בעיות במהירות וביעילות לפני ובמהלך האירועים ופיתוח אסטרטגיות למניעת בעיות עתידיות.
• קבלת הצעות מחיר מספקים חיצוניים ווידוא עמידה בסטנדרטים ובלוחות זמנים.
• ביצוע בדיקות כדאיות לפרויקטים ויוזמות חדשות ותמחור שירותים ופעילויות הקשורים לאירועים.
• ניהול וטיוב מערך הציוד והלוגיסטיקה הקשור באירועים, כולל תחלופה והחלפת ציוד וכן אחריות על איגום משאבים לייעול השימוש בתקציב ובציוד.
• הכנת תוכניות עבודה מפורטות לכל אירוע ולפעילות השנתית.
• טיפול בגביה מול המזמינים, פיתוח ממשק אונליין לקבלת הזמנות לאירועים ומעקב אחר ביצוע מול היחידות ומול אגף כספים.
• תאום מול יחידות האוניברסיטה לצורך שימוש בשטחים שתחת אחריותן.
• ניהול עובד היחידה ותפעול שוטף של משרד היחידה.
• ניהול ותיאום פעילות צוותי השטח באירועים השונים והבטחת תקשורת יעילה בין כל הגורמים המעורבים באירועים ובכלל זה קשר שוטף ושיתוף פעולה הדוק עם אגף הביטחון.
• משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.
דיווח לסמנכ"ל בינוי ותשתיות
דרישות המשרה:
• תואר אקדמי.
• ניסיון בניהול, תאום וארגון אירועים.
• יכולות גבוהות מאוד בניהול פרויקטים, תאום ותכנון לוגיסטי.
• שליטה ביישומי Office.
• ידיעת עברית על בוריה ואנגלית ברמה טובה.
• בעל/ת תודעת שירות גבוהה, גמישות מחשבתית, גישה פרואקטיבית ויכולת פתרון בעיות.
• מיומנויות תקשורת מעולות, כולל יכולת לעבוד מול מגוון רחב של בעלי עניין.
• יכולת תיעדוף משימות, עבודה תחת לחץ וקבלת החלטות מהירות בזמן אמת.
• נכונות ויכולת לעבודה בשעות נוספות ובשעות לא שגרתיות, בהתאם לצורך.
הגשת מועמדות עד ליום 31/12/2024
• ניסיון בניהול, תאום וארגון אירועים.
• יכולות גבוהות מאוד בניהול פרויקטים, תאום ותכנון לוגיסטי.
• שליטה ביישומי Office.
• ידיעת עברית על בוריה ואנגלית ברמה טובה.
• בעל/ת תודעת שירות גבוהה, גמישות מחשבתית, גישה פרואקטיבית ויכולת פתרון בעיות.
• מיומנויות תקשורת מעולות, כולל יכולת לעבוד מול מגוון רחב של בעלי עניין.
• יכולת תיעדוף משימות, עבודה תחת לחץ וקבלת החלטות מהירות בזמן אמת.
• נכונות ויכולת לעבודה בשעות נוספות ובשעות לא שגרתיות, בהתאם לצורך.
הגשת מועמדות עד ליום 31/12/2024
מעבר למשרות דומות בתחומים:
משרה מספר 9263310
metapel
על החברה:
האוניברסיטה העברית בירושלים
גודל חברה: 1001-5000
תעשייה: השכלה גבוהה
האוניברסיטה העברית בירושלים היא האוניברסיטה הוותיקה בישראל ואוניברסיטת המחקר המובילה בה. האוניברסיטה העברית נמנית עם מאה האוניברסיטאות הטובות בעולם וה...